秘密情報の定義
口頭で情報開示があった場合の対応
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本項では、口頭で情報開示があった場合に、その情報を秘密情報とする対応方法を解説しています。
秘密情報の定義によっては、口頭で開示された情報は、秘密情報に該当しないこともあります。このような定義の場合であっても、後で口頭の情報を秘密情報とすることができます。
ただし、この対応の場合は、明確な手続きを規定しておく必要があります。また、なるべく開示したその時、その場で手続きを完了しておくべきです。
口頭での情報開示も秘密情報にできるが…
口頭での秘密情報の開示があった場合、秘密保持契約書の記載のしかたによっては、その情報についても、秘密情報とすることができる場合があります。
秘密保持契約書のなかには、口頭のものを含めて秘密情報である旨を定義して記載しているものがありますが、このような定義は、あまり実務的とはいえません。というのも、実際に秘密情報の漏洩があった場合には、口頭での開示があったのか、またはなかったのかについて、争いになるからです。
このため、秘密保持契約書によっては、そもそも有形の情報のみを秘密情報として扱い、無形（＝口頭）の情報については、秘密情報とはならないような秘密情報の定義のしかたをしているものがあります。
ただ、このような定義では、秘密情報に該当しない口頭の情報の漏洩を気にするあまり、情報の開示が阻害され、結果として、契約当事者間のコミュニケーションをも阻害する可能性もあります。
必ず手続きを明記する
そこでどうするのかというと、一般的な秘密情報の定義としては有形の情報のみを秘密情報として取扱い、例外として、口頭の情報についても、一定の手続きを経たものについても秘密情報として取り扱うように規定します。このような規定とすることで、柔軟な対応ができます。
重要な点としては、口頭の情報を秘密情報とするための手続きを必ず明記しておくという点があげられます。具体的には、口頭の情報の開示のがあるたびに、議事録等の書面でその情報を定義づけたうえで、契約当事者の署名押印または記名押印をおこなうように、秘密保持契約書で規定します。
また、なるべく口頭の情報の開示があったその場で書面を作成して記名押印・署名押印を済ませてしまってください。よくありがちな方法としては、情報を開示した当事者が情報の開示があった後で書面を作成して、相手方にその書面で承諾を得るものがあります。このような方法は、相手方の承諾を得られず、トラブルとなることもありますので、なるべく避けてください。
なお、実際にこのような規定があっても、そのとおりに運用・対応されていないことがあります。これでは、わざわざ秘密保持契約書で手続きを規定した意味がありませんので、実際の運用・対応にあたっては、確実におこなわれているように確認を怠らないようにしてください。
参考文献
- 永野周志・砂田太士・播磨洋平『営業秘密と競業避止義務の法務』ぎょうせい；2008年
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